Privatlivspolitik

Læs privatlivspolitikken for VIA University College.

Hos VIA University College (”VIA”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) prioriterer vi fortrolighed og datasikkerhed højt. Denne privatlivspolitik gælder for vores behandling af personoplysninger i relation til aktiviteter omfattet af:

Privatlivspolitikken fastlægger retningslinjerne for VIAs måde at behandle dine personoplysninger på. Privatlivspolitikken giver dig samtidig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Du bør læse privatlivspolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til VIA.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:

Professionshøjskolen VIA University College

Hedeager 2

8200 Aarhus N

CVR-nr.: 30 77 30 47

Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Kristian Hohwü Nielsen, E-mail: dpo@via.dk

2. Typer af personoplysninger, formål, retsgrundlag og sletning

2.1 Køb af kurser og uddannelser online

Vi behandler følgende personoplysninger om dig, når du køber kurser og uddannelser online via vores hjemmeside:

a. For- og efternavn.
b. E-mail.
c. Stilling.
d. Telefonnummer.
e. Adresseoplysninger.
f. CPR-nummer i visse tilfælde.
g. Oplysninger om det valgte kursus eller uddannelse.
h. Betalingsoplysninger.

Ved køb af online kurser og uddannelser behandler vi ovenstående personoplysninger for at kunne levere det valgte kursus eller uddannelse til dig jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Dit CPR-nummer bliver behandlet i vores egenskab som offentlig myndighed jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Vi behandler derudover dine personoplysninger for at kunne fakturere dig og for at overholde vores retlige forpligtelser efter bogføringsloven jf. henholdsvis databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og artikel 6, stk. 1, litra c.

Dine personoplysninger kan yderligere blive anvendt med henblik på at føre statistik og for at forbedre vores produkter og services jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Ovenstående personoplysninger kan også blive behandlet for at kunne fastlægge, forsvare og gøre retskrav gældende jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

De omhandlede personoplysninger vil blive behandlet i forbindelse med afviklingen af den enkelte ordre, hvorefter disse vil blive lagret i vores bogføringskartotek i 5 år fra udløbet af regnskabsåret med henblik på at overholde bogføringslovens dokumentationskrav. Øvrige oplysninger, som ikke falder under bogføringsloven, vil blive opbevaret i 3 år fra seneste køb.

2.2 Kontakter os via e-mail

Vi behandler følgende personoplysninger om dig, hvis du kontakter os via e-mail:

a. For- og efternavn.
b. E-mail.
c. Telefonnummer.
d. Oplysninger du giver i forbindelse med din kontakt med os.

Ovenstående personoplysninger behandler vi for at kunne besvare dine henvendelser og rådgive dig jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller med henblik på at indgå en kontrakt med dig jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Dine personoplysninger slettes senest 1 år efter seneste kontakt, medmindre din henvendelse fører til køb af et online kursus eller uddannelse. I så fald henviser vi til afsnittet ovenfor.

2.3 Nyhedsbreve og markedsføring

Vi behandler følgende personoplysninger om dig, hvis du samtykker til at modtage nyheder og anden markedsføringsmateriale fra os:

a. For- og efternavn.
b. E-mailadresse.
c. Eventuelt de uddannelsestilbud, som du er interesseret i at modtage nyheder om.

Vi behandler dine personoplysninger til brug for markedsføring som en del af vores offentlige myndighedsudøvelse jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Vi sender dog alene markedsføringsmateriale via e-mail på baggrund af dit aktive forudgående samtykke i overensstemmelse med markedsføringslovens § 10, stk. 1.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbreve accepterer du samtidig, at VIA sender en ikke-reversibel hashet e-mailadresse samt oplysning om din interesse i VIA til Google og Facebook. Det skyldes, at VIA anvender Facebook Custom Audiences og Google Customer. Retsgrundlaget er vores interesse i at udbrede kendskabet til VIAs kurser og uddannelser, herunder i relation til andre personer, der har tilsvarende interesser som dig jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Du har ret til at gøre indsigelse mod denne behandling ved at sende en e-mail til os. Derudover kan du gøre indsigelse over for Facebook ved at ændre dine indstillinger på Facebook, og deaktivere ”Facebook Custom Audiences”, ved at følge instruktionerne her. Du kan derudover læse mere om Facebooks behandling af dine personoplysninger, via dette link: facebook.com/about/privacy. Hvis du ønsker at gøre indsigelse over for Google, kan du gøre dette ved at styre dine reklamer på Googles tjenester via ”Customer Match” i dine Google Ads-indstillinger: https://support.google.com/google-ads/answer/6379332?hl=en. Du kan derudover læse mere om Googles behandling af dine personoplysninger via dette link: https://policies.google.com/privacy?hl=en.

Når vi udsender nyhedsbreve, benytter vi en standardfunktion, der sporer, når en e-mail bliver åbnet på din enhed. Det gør vi bl.a. for at sikre, at vores nyhedsbreve når frem, sende relevante påmindelser, analysere hvilket indhold modtagerne klikker på, samt for at afmelde nyhedsbrevsmodtagere, som over længere tid ikke åbner nyhedsbrevene.

Dine personoplysninger afgivet til brug for ovenstående formål slettes, når markedsføringssamtykket tilbagekaldes, men selv samtykkeerklæringen opbevares i 2 år efter tilbagekaldelse af samtykket. Når markedsføringssamtykket er tilbagekaldt, vil VIA dermed ikke herefter behandle dine personoplysninger til ovenstående formål.

2.4 Deltager i konkurrencer og events

Vi behandler følgende personoplysninger om dig, hvis du vælger at deltage i en konkurrence eller et event:

a. For- og efternavn.
b. E-mailadresse.
c. Adresse.
d. Oplysninger om deltagelse i konkurrencen eller eventet.

Vi behandler dine oplysninger for at registrere din deltagelse i konkurrencen og eventet samt for at kontakte dig, hvis du har vundet en konkurrence. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Hvis du vinder konkurrencen, vil dit navn og oplysning om, at du har vundet blive offentliggjort i overensstemmelse med vores konkurrencebetingelser jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi sletter dine personoplysninger 1 år efter deltagelse i et event eller en konkurrence.

2.5 Behandling af personoplysninger indsamlet via cookies

VIA indhenter derudover altid tilladelse (cookiesamtykke) efter cookiebekendtgørelsen, inden der indsamles data og personoplysninger. Din forudgående tilladelse er dermed også forudsætningen for indsamling af personoplysninger via cookies.

Når du bevæger dig rundt på VIAs hjemmeside, indsamles der via cookies i visse tilfælde personoplysninger i form af:

A. Et unikt ID-nummer.
B. IP-adresse.
C. Geografisk placering.
D. Hvilke sider du besøger.
E. Tekniske oplysninger.
F. Oplysninger om din adfærd.

For ovenstående behandling af dine personoplysninger er vi selvstændig dataansvarlig. Behandlingen af personoplysninger i forhold til statistiske- og funktionscookies sker som led i vores offentlige myndighedsudøvelse med henblik på at kunne tilbyde dig den bedst mulige oplevelse og de bedst mulige services jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Behandlingen af personoplysninger i forhold til markedsføringscookies, herunder på baggrund af dine præferencer, sker på baggrund af dit forudgående samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

For at kunne behandle personoplysninger i sammenhæng med cookies til de nævnte formål, kan vi give adgang til dine personoplysninger for tredjeparter, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med VIA leverer relevante ydelser fx IT-leverandører, analysevirksomheder og leverandører af markedsføring. Derudover videregiver VIA i visse tilfælde dine oplysninger til tredjeparter. For information om, hvilken databeskyttelsesretlig rolle tredjeparten indtager, slettefrister og tilbagekaldelse af samtykke m.v. henvises der til VIAs cookiepolitik og ”cookie-indstillinger”, som du kan klikke på nederst til venstre på hjemmesiderne.

3. Overladelse til databehandlere og videregivelse til andre dataansvarlige

For at opfylde ovenstående formål kan vi generelt give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med VIA, leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, faktureringsleverandører, mailudbydere, leverandører af konkurrencer, leverandører af tekniske løsninger for nyhedsbreve samt leverandører af markedsføring (fx Google og Facebook). Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler. Vi bemærker, at Google og Facebook både er databehandlere på vegne af VIA samt i visse tilfælde selvstændige dataansvarlige (se afsnittet om nyhedsbreve og markedsføring ovenfor).

Det kan under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til politiet, advokater, revisorer, domstole, Undervisningsministeriets Studieadministrative System ved tilmelding af visse kurser og uddannelser samt SKAT. Som beskrevet under punktet ”nyhedsbreve og markedsføring” ovenfor videregiver VIA også i visse tilfælde en hashet e-mailadresse samt oplysninger om dine interesser til Facebook og Google, hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter.

4. Links til andre hjemmesider

VIAs hjemmeside indeholder links til andre hjemmesider. VIA er ikke ansvarlig for indholdet af andre organisationers hjemmesider eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personoplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, opfordres du til at læse ejeren af hjemmesidens politik med hensyn til beskyttelse af personoplysninger samt andre relevante politikker.

5. Sikkerhed og sikker kommunikation

Vi beskytter fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af dine personoplysninger. Derfor har vi implementeret sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at vores interne procedurer lever op til de fastlagte sikkerhedsstandarder og gældende lovkrav.

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Når du tilmelder dig kurser og uddannelser via online tilmelding på VIAs hjemmeside, skal du i visse tilfælde oplyse dit CPR-nummer. Denne kommunikation mellem dig og VIA, sker gennem en krypteret/sikker linje.

Hvis du vil sende sikker elektronisk post til VIA med f.eks. fortrolige eller følsomme personoplysninger er der flere muligheder.

Du kan læse mere om, hvordan du sender sikker elektronisk post til VIA i vejledningen herunder:

Sikker elektronisk post til VIA.

6. Dine rettigheder

Du kan til enhver tid spørge os, om vi opbevarer personoplysninger om dig, og du kan også bede om at få en kopi af de personoplysninger vi behandler om dig. Før vi kan imødekomme din anmodning om indsigt, vil vi bede dig om at identificere dig. Kan du ikke bevise din hævdede identitet, forbeholder vi os retten til at nægte indsigt. Hvis vi imødekommer din anmodning om indsigt, vil vi yde en stor indsats for at sende dig den ønskede information inden for 4 uger, ellers hører du fra os, og vi afholder alle omkostninger i forbindelse hermed.
Du kan på ethvert tidspunkt anmode om, at vi sletter og retter dine personoplysninger i vores registreringer. I visse tilfælde kan vi dog ikke imødekomme din anmodning om sletning, hvis vi er pålagt fortsat at opbevare personoplysninger i henhold til gældende lovgivning.
Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger.
Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger. Vores nyhedsbrev kan afmeldes ved at klikke på linket i bunden af mailen. Kontakt via@via.dk for anmodninger af ovenstående karakter, eller skriv til os på følgende adresse: VIA University College, Hedeager 2, 8200 Aarhus N, www.via.dk

7. Spørgsmål og klage

Hvis du ønsker at klage, har spørgsmål til vores privatlivspolitik, vores indsamling af personoplysninger eller vores behandling af personoplysninger, kan du rette henvendelse til, Kristian Hohwü Nielsen, vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO) på: VIA University College, Hedeager 2, 8200 Aarhus N, E: dpo@via.dk.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Telefon: 33 19 32 00, E-mail: dt@datatilsynet.dk.

8. Ændring og opdatering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig via et link nederst på vores hjemmesider samt via et link i vores pop-op vindue for cookies.

Privatlivspolitikken er opdateret den 15. februar 2021.

Læs vores cookiepolitik